بسیار پیش میآید که کاری را به کسی میسپاریم، اما به موقع تحویل نمیدهد! اگر چه این بد قولیها خلاف ضوابط حرفهایست اما متأسفانه رایج است. چه شیوهٔ مدیریتی پیش بگیری تا نیروها کارها را به موقع تحویل دهند؟ در ادامه به این مبحث پرداخته میشود.
چگونه با نیروهای برونکار مدیریت تفویض کنیم؟
مدیریت یعنی هنر به سرانجام رساندن کارها از طریق دیگران. این جملهای که با شما در میان گذاشتم، تعریف مدیریت نیست؛ مدیریت به یک تعبیر، یعنی این! شما به عنوان یک مدیر، باید این هنر را داشته باشید که افراد را با خودتان همسو کنید، نه این که همهٔ کارها را خودتان انجام دهید، بلکه از طریق دیگران کارها را به سرانجام برسانید. اگر فکر میکنید که همهٔ کارها را خودتان را باید انجام دهید و شخصی مناسبی نیست تا کارتان را به درستی انجام دهد، (در این صورت) شما مدیر نیستید، شما یک اجرا کننده هستید نه اداره کننده. فرقتان با یک مجری چیست؟ مدیریت یک هنر است. هنر این که بتوانید دیگران را با خودتان همسو کنید تا یکسری از اهداف به صورت کار گروهی محقق شود.
دقت کنید: لفظ هنر را برای همین به کار بردم؛ واقعاً مدیریت یک هنر است. به این علّت که سر و کار شما با اشیاء نیست. بلکه سر و کارتان با احیاء است. یعنی موجودات زنده و افرادی که شعور دارند و مثل شما رغبتها و اهداف دارند. اگر بتوانید اینها را با اهداف سازمانی خودتان همسو کنید، آن وقت موفق هستید. همهٔ اینها بر میگردد به هنر تفویض.
مدیران موفق، تفویض کنندگان موفقی هستند.
این جا میخواهم به عنوان یک قاعدهٔ کلی، نحوهٔ مدیریت تفویض را با شما در میان بگذارم. بعد به یکسری از سؤالات هم میپردازیم و اگر سؤالی باقی ماند، حتماً در میان بگذارید.
فرض کنید مدیر یک انتشارات هستید. میخواهید یک کتابی را به چاپ برسانید. شما به عنوان یک مدیر، حتی اگر ویراستار حرفهای هم باشید، نباید این کار را انجام بدهید. باید به یک ویراستار بسپارید. این ویراستار، یک مثال است. شما میتوانید این مثال را تعمیم دهید به حوزهٔ حرفهای خودتان. حتماً با ویراستار (یا نیروی متخصص خودتان) یک جلسه برگزار کنید، چه حضوری، چه تلفنی. ولی حضوری بهتر است. شما در این جلسه باید چند نکته را با او طی کنید.
اول این که چشم انداز کارتان را سریع با او در میان بگذارید. هر چقدر شفافتر، همکاریتان بهتر خواهد شد. مثلاً در همین مورد ویراستاری، چشم انداز به این شکل مطرح میشود:
«ما میخواهیم این کتاب را ماه آینده به چاپ برسانیم و دوست دارم وقتی این کتاب به چاپ برسد، یک غلط نگارشی در آن نباشد. پس از شما خواهش میکنم با دقّت مضاعف کارتان را انجام دهید که ما به شما اعتماد داریم.»
اگر هم ضوابط خاصی دارید حتماً با او در میان بگذارید.
و نکتهٔ دوم و مهمترین نکتهٔ حین جلسه که خیلیها از آن غافل میشوند: حتماً جلسهٔ خودتان را با یک زمان مؤجّل دیگر به پایان برسانید. یعنی از او مطالبه کنید:
«من این پروژه را چه زمانی از شما تحویل بگیرم؟»
هیچ وقت جلسه را بدون یک کار عملی و یک زمان معیّن ترک نکنید.
اگر نیرو کار را سر موقع تحویل نداد چه کنیم؟
بسیاری از مدیران کار را تا این جا به خوبی انجام میدهند. اما در روز مقرّر میبینند که نیرویشان، کار را به موقع انجام نداده است. اگر چه این بد قولیها خارج از ضوابط حرفهای است ولی متأسفانه رایج است! به عنوان مدیریت تفویض، برای پیشگیری از این باید اقدامی را انجام دهید. شما نباید وقتی کاری را به کسی میسپارید، کاملاً اعتماد کنید و انتظار داشته باشید سر موقع مقرّر کار را به شما تحویل دهد. ممکن است تحویل ندهد. راهکار چیست؟
به عنوان مثال در همان جلسه با نیروی خودتان قرار گذاشتهاید که شنبهٔ هفتهٔ آینده کار را تحویل دهد. پایان همان جلسه، در تقویم کاریتان، (یا در موبایل) یادآورندهای در روز سهشنبه و پنجشنبه (دو بازهٔ زمانی متفاوت) تعریف کنید. سهشنبه که رسید با او تماس بگیرید. یا اگر هم او را حضوری دیدید چه بهتر. از او بپرسید:
«آقای فلانی! چه خبر؟! کار به کجا رسید؟»
حتماً از او مطالبه کنید. این تماس شما باعث میشود که حتّی اگر کار را انجام نداده باشد، به او کمک کنید تا اولویتهای دیگرش را کنار بگذارد و به کار شما اولویت بدهد و شما به عنوان مدیر همین را میخواهید که به کار شما اولویت بدهد و آن را درست انجام بدهد تا پروژه به سرانجام برسد. دوباره به این تماس هم اکتفا نمیکنید. روز پنج شنبه پیامکی برایش میفرستید که:
«متشکرم از زحماتی که میکشید، روز شنبه طی جلسهای که داریم مایلم کار را کامل از شما تحویل بگیرم.»
همین پیامک باعث میشود که حتی اگر کار را ناقص انجام داده باشد به او حسّ فوریت بدهد و انتخاب کند که تعطیلات پایان هفتهاش را کنار بگذارد و کار را درست انجام دهد. (شما نیاز نیست عین متن خودم را در پیامک بیاورید! به مقتضای شرایط و نوع شخصیت نیرویتان، متن مناسب را بنویسید).
در اغلب مواقع همین روش و پیگیریهای ساده (یعنی تماس تلفنی و پیامک) در بازههای زمانی متفاوت باعث میشود که نیرویتان به کار شما اولویت بدهد.
با وجود پیگیریها، باز اگر نیرو کارش را درست انجام نداد چه کنم؟
بله. ممکن است با وجود پیگیریها، نیروی شما در روز مقرر، کار را انجام نداده یا ناقص انجام داده باشد. این جا چه کنیم؟ یکی از شیوههای کار شما به عنوان مدیر، داشتن صبر استراتژیک است؛ که روایت نبوی هست:
«لا يَسودُ مَنْ لايَحتَمِلُ إخوانَه» یعنی سیادت (و سروری) نمیکند کسی که برادرانش را تحمل نکند.
از شروط مدیریت این است که صبرتان باید بالا باشد. اگر چه آن شخص کار حرفهای انجام نداده است ولی شما به عنوان مدیر باید صبر و متانت داشته باشید و در جلسه از او بپرسید:
«چه مانعی باعث شد شما کارتان را سر موقع انجام ندهید؟»
به حرفهایش گوش بدهید، شاید دلائل موجّهی داشته باشد. اگر مشکل زمان نداشته باشید، دوباره همین تکنیکها را پیاده کنید؛ یعنی زمان دیگری تعیین کنید، با تماسهایتان پیگیری کنید تا سر موعد مقرّر کار را به شما تحویل دهد.
اما باز اگر انجام نداد چه؟ آن وقت معلوم میشود که انتخابتان انتخاب درستی نبود و این شخص هم شخص مناسبی نبود. فوراً او را با نیروی دیگری جایگزین کنید و با شخص دیگری همکاریتان را ادامه دهید. اگر این تأخیرها باعث میشود به کار شما خسارت وارد شود، در جلسهٔ نخست به او گوشزد و کیفیت و کمیت خسارت را در قرارداد مکتوب کنید که اگر انجام نداد موظف شود هزینهاش پرداخت کند. این کار به نیروی شما ضابطه میدهد.
امیدوارم همین چند تکنیک ساده را که الآن یاد گرفتهاید، بروید و (طبق شرایط خودتان) به کار بگیرید و اگر هم سؤالی برایتان پیش آمده باشد که در این جا بی پاسخ گذاشتم، مطرح کنید.
