مدیر زندگی

فرهنگ اصطلاحات مدیریت زمان

اصطلاحات مدیریت زمان

اصطلاحات مدیریت زمان فراوانی وجود دارد که لازم دیدیم صفحه‌ای برای شرح این اصطلاحات تخصصی اختصاص بدهیم. لازم به ذکر است که این صفحه به تدریج تکامل می‌یابد و هر بار که اصطلاحی در مدیریت زمان یافت شود، این جا افزوده می‌شود (إن‌شاءالله).

فهرست

 

ارزشمند‌ترین فعالیت (Most Value Activity)

فعالیتی که بیش‌ترین تأثیر را در زندگی شما و دیگران ایجاد می‌کند.

 

الگوی روزانه / هفتگی / ماهانه (Daily/Weekly/Monthly Pattern)

فعالیت‌های تکرار پذیر در هر روز/هفته/ماه مثل عادت به خواندن کتاب روزانه. اگر کاری به عادت شما تبدیل شده، معمولاً یک الگوی ثابتی دارد یا اگر بخواهید عادتی مثل کتابخوانی را در خود ایجاد کنید باید الگوی خاصی را در فواصل زمانی منظمی را انجام دهید.

 

انباشت (Gathering Point)

وسایل پردازش نشده‌ای مثل کاغذ، کتاب، لباس یا ایده‌های مکتوب در یادداشت و… که یکجا جمع می‌شود، انباشت نام دارد. منظور از پردازش نشده این است که تصمیم گرفته نشده که با آن وسایل چه کرد؟ کی و کجا باید سامان یابند. انباشت‌ها دو دسته هستند که برای مدیریت بهتر زمان، یکی از این دو مطلوب است:

 

انباشت نادرست (Unapproved Gathering Point)

انباشت‌های مدیریت نشده‌ای که اطراف محیط کاری و شخصی ما جمع می‌شود و موجب اتلاف زمان و کاهش بهره‌وری می‌شود.

 

انباشت درست (Approved Gathering Point)

انباشت‌های مدیریت شده‌ای که ما تعیین می‌کنیم تا وسایل پردازش نشده را در آن بریزیم و از به هم ریختگی محیط پیرامون جلوگیری کنیم.

 

بودجه بندی (Budgeting Time)

تعیین کار زمان بندی شده در تقویم.

 

بهره‌وری

کسب بهره یا منفعت ملموس از فعالیت‌ها یا ایده‌های مولد.

نکته: مولد بودن غیر از بهره‌وری است. ممکن است برخی ایده‌ها یا فعالیت‌ها مولد باشند ولی به بهره وری نرسند. مثل محققی که مقاله‌ای می‌نویسد، ولی هیچ منفعت ملموسی برای جامعه ندارد. به عبارت دیگر این محقق تولید علم کرده اما هیچ منفعتی برای جامعه ندارد.

 

پردازش (Process)

فرایند پرداخت به سه سؤالِ «چه» «کی» و «کجا» برای معین کردن کارها یا وسایل، پردازش نام دارد.

 

پیگیری زمان

توجه به زمان برای مراقبت از انجام شدن کارها در اوقات مخصوص به خودشان. مثلاً برخی افراد به قدری غرق در کاری شده‌اند که فراموش می‌کنند.

 

تقویم (Calendar)

ابزاری مناسب برای مدیریت زمان برای نشان دادن روزها، هفته‌ها و ماه‌ها در جهت برنامه ریزی، زمان بندی و بودجه بندی. تقویم‌ها می‌تواند دیجیتالی باشد یا کاغذی. هر کدام مزایا و ضعف‌های خودشان را داراست.

 

چند فعالیتی (Multi-Tasking)

انجام همزمان دو یا چند کار یا فعالیت که به دو دسته تقسیم می‌شود:

 

تغییر فعالیت

انجام همزمان دو یا چند وظیفه‌ای که هر دو نیاز به تمرکز دارند، مثل استماع به فایل صوتی و نوشتن پیام برای یک آشنا. تعویض وظایف باعث کاهش تمرکز، افزایش احتمال اشتباهات و اتلاف زمان خواهد شد.

 

تفویض فعالیت

انجام همزمان دو یا چند فعالیتی که فقط یکی از آن‌ها نیاز به تمرکز دارد. مثل این که هم زمان با پختن کیک در فر، سالاد درست کنیم.

 

خانه

استعاره از جایگاه مخصوص به هر وسیله یا ایده. مثل کشو یا دفتر یادداشت.

دستور کار / جلسه (Agenda)

لیستی از مواردی که باید در جلسهٔ شما پوشش داده شود.

 

رهگیری زمان (Time Tracking)

ثبت فعالیت‌های انجام شده در زمان‌های مخصوص به خودشان جهت بررسی کیفیت گذراندن زمان‌ها.

 

زمان بندی (Time Bound)

تعیین ابتدا و انتها (یا همان ضرب الأجل) برای هر تصمیمی، زمان‌بندی است.

 

زمان‌های زلال

زمان‌هایی که ذهن شما در بهترین حالت خود برای پرداخت کار ها قرار دارد. معمولاً بعد از یک خواب مناسب شبانه، بین الطلوعین زمان‌های زلال است.

 

سازمان‌دهی (Organizing)

پردازش کارها و وظایف و ایجاد نظم به روش سیستمی.

 

ساماندهی

مرتب کردن محیط پیرامون و همچنین محیط ذهن و پردازش وسایل یا ایده‌های نامعین.

 

فعالیت‌ها یا ایده‌های مولد

فعالیت‌ها یا ایده‌هایی که دارای نتیجه‌ی عینی است.

 

فعالیت‌ها یا ایده‌های بهره‌ورانه

فعالیت‌ها یا ایده‌های مولدی که موجب منفعت ملموس (مثل جریان درآمدی) می‌شوند.

 

معین/نامعین

هر تصمیمی که تعیین شده که با آن چه کرد؟ کی انجام داد؟ و به کجا تعلق دارد. هر تصمیمی که پاسخ این سؤالِ «چه» «کی» و «کجا» برایش واضح باشد به آن می‌گویند تصمیم معین. برعکس آن می‌شود تصمیم نامعین.

 

یادداشت (Note)

ابزاری برای ثبت ایده‌ها، تنظیم اولویت‌ها، هدفگذاری و… به لحاظ ماهوی، یادداشت غیر از تقویم است ولی به لحاظ کارکردی، بهتر است جدا از هم نباشند. مثلاً اگر به جای برنامه‌های دیجیتالی، از یادداشت‌های کاغذی استفاده می‌کنید، قسمت‌هایی که روزها، هفته‌ها و ماه‌های سال را نشان می‌دهد، تقویم است که کار‌ها در آن زمان بندی و روزها، بودجه بندی می‌شود. اما قسمت‌هایی که ایده‌ها، اهداف، اولویت‌ها (بدون زمان‌بندی یا پیش از درج در بودجه‌ی زمانی) ثبت می‌شود، یادداشت است.

به دیگران بفرستید

مهدی سلیمی

مهدی سلیمی

محقق و مدرس مهارت‌های زندگی با رویکرد حرفه‌گرایی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *