مدیر زندگی

۴ راهکار مدیریت کارهای پیش‌بینی نشده در برنامه ریزی (پادکست)

برنامه ریزی روزانه

در برنامه ریزی روزانه گاهی کارهای فوری و پیش‌بینی نشده‌ای پیش می‌آید و تمام برنامه‌های ما را به هم می‌زند و به ما استرس وارد می‌کند.

البته از زاویه‌ای دیگر، این‌ها نوعی چالش‌های زندگی‌ست و شیرینی زندگی به همین چالش‌هاست ولی به شرطی که بتوانیم آن را مدیریت کنیم.

در این پادکست با این موضوع همراه شماییم.

بسم الله الرحمان الرحیم

فهرست

 

چطور کارهای پیش‌بینی نشده را در برنامه ریزی روزانه مدیریت کنیم؟

یک وقت‌هایی برنامه می‌ریزیم (و چه حسّ خوبی به ما می‌دهد!)، بعد کاری غیر مترقبه پیش می‌آید و آن را پیش‌بینی نکرده‌ایم، (آن‌گاه) تمام برنامه‌های ما را به هم می‌زند، استرس به ما وارد می‌شود و اعصابمان خورد می‌شود. این را چطور تدبیر کنیم؟ اگر علاقه دارید به این بحث با ما همراه باشید که در ادامه می‌خواهیم به این موضوع بپردازیم.

سلام به همهٔ شما مخاطبان عزیز. سلیمی هستم از سایت مدیر زندگی، جایی که ما در جست‌وجوی یک زندگی بهتر هستیم و کیفیت زندگی‌های ما با برنامه ریزی خیلی بهتر می‌شود.

برنامه ریزی یعنی آرامش ذهن. و کارهای پیش‌بینی نشده یعنی آشوب ذهن (و افزایش استرس).

مثلاً خانمی که مدیر منزل است، ناگهان از طرف خانوادهٔ شوهر تماس می‌گیرند که الآن در راه هستند و می‌خواهند ناهار باشند. (این جا) خانم استرس می‌گیرد. (چون) برای روزش کلی برنامه ریخته بود و خیلی کارها را می‌خواست انجام بدهد ولی با این کار پیش‌بینی نشده به هم می‌ریزد.

یا آقایی که برنامه ریخته بود که بعد از ساعت اداری در محل کارش کتاب بخواند، ناگهان خانمش زنگ می‌زند که «آبگرمکن کار نمی‌کند!» اعصاب این آقا به هم می‌ریزد.

این کارهای پیش‌بینی نشده یعنی کارهای فوری که در لحظه پیش می‌آید و تمام برنامه‌هایمان را به هم می‌زند (البته بخواهم دقیق‌تر بگویم، برنامه ریزی روزانه را کنار می‌زند.)

ایده‌آل این است که این کارهای فوری به حداقل ممکن برسد و اگر پیش بیاید بتوانیم به راحتی مدیریتش کنیم. ولی بعضی آدم‌های به قدری مسؤولیت دارند که ظاهراً آرامش زندگی را از آن‌ها سلب کرده، ولی اگر از زاویهٔ دیگری نگاه کنیم، این آدم‌ها چالش‌های زندگی‌شان بیش‌تر است و البته شیرینی زندگی به همین چالش‌هاست، به شرطی که بتوانیم تدبیرش کنیم.

برای مدیریت این چالش‌ها، ۲ پیشنهاد کوتاه مدت و بلند مدت مطرح می‌کنم که از دل هر کدام، ۲ راهکار برای برنامه ریزی روزانه خدمتتان می‌گویم.

پیشنهاد کوتاه مدت

۱) فشرده برنامه ریزی نکنید، فضای تنفس بدهید

بعضی این طور برنامه ریزی می‌کنند، مثلاً می‌نویسند:

  • صبح بعد از نماز تلاوت قرآن
  • ناشتا میوه (۱۵ دقیقه)
  • مسواک (۵ دقیقه)
  • مطالعهٔ کتاب (۳۰ دقیقه)
  • آماده کردن لباس بچه‌ها و خودم (۱۰ دقیقه)
  • رساندن بچه‌ها به مدرسه (۲۰ دقیقه)

برنامهٔ خیلی خوبی‌ست. ولی این آدم‌ها مثل کنداکتور برنامه‌های تلویزیونی، ساعت‌های روزانه‌شان را پر می‌کنند. بعد یک کار پیش بینی نشده پیش می‌آید و برنامه‌ها را به هم می‌زند… استرس می‌گیریم!

دقت بکنید حتی کنداکتور برنامه‌های تلویزیونی هم بین برنامه‌ها فاصله می‌گذارند و نباید پشت سر هم برنامه ریزی بکنید.

در زبان عربی به این پشت سر هم بودن می‌گویند: «توالی»؛ که یکی از شروط صحّت نماز، توالی بین اجزاء نماز است. یعنی باید پشت سر همدیگر انجامش بدهیم ولی در برنامه ریزی روزانه، واجب نیست که حتماً توالی داشته باشید و کارهایتان را پشت سر همدیگر انجام بدهید!

ساعات روزانه را پر نکنید، فشرده برنامه ریزی نکنید، فضای تنفسی بدهید.

خصوصاً آن‌هایی که مسؤولیت‌های زیادی دارند و کارهای پیش‌بینی نشدهٔ زیادی برایشان اتفاق میفتد، باید برای هر کاری، دو برابر زمان بگذارند.

مثلاً اگر آوردن بچه‌ها از مدرسه نیم ساعت زمان می‌برد، شما در برنامه ریزی روزانه و بودجه‌بندی زمانی، به این کار یک ساعت اختصاص بدهید.

اگر نوشتن یک گزارش کاری ۱۵ دقیقه زمان می‌برد، شما به آن ۳۰ دقیقه اختصاص بدید تا اگر کار پیش‌بینی نشده‌ای پیش بیاید و کارتان به تأخیر افتاد، استرس نگیرید.

مثلاً می‌خواهید لباس بپوشید تا آماده شوید، بچه‌ها را از مدرسه بیاورید. ناگاه مادرتان تماس می‌گیرد. دیگر از این تماس و کمی تأخیر افتادن استرسی نمی‌گیرید. چون مجالتان برای این کار وسعت یافته است و فوقش این مکالمه ۱۰ دقیقه به طول بینجامد، آن گاه مشکلی بوجود نمی‌آید.

مثالی دیگر، پشت کامپیوتر نشسته‌اید تا گزارشتان را بنویسید، ناگاه مدیر شما می‌آید و می‌گوید: «این نوشته را هم مطالعه و ویرایش کن!» آن وقت از این که گزارشتان را با ۱۰ دقیقه تأخیر بنویسید، اعصابتان به هم نمی‌خورد.

پس فشرده و متوالی برنامه ریزی نکنید. فضای تنفسی بدهید.

۲) جزئیات را برنامه ریزی نکنید، ۳ کار کلیدی را برنامه ریزی کنید

بعضی‌ها برنامه‌هایشان را با جزئیات زیاد می‌نویسند: لیست بلند بالایی از کارهای روزانهٔ خودشان را می‌نویسند: حتی غذا خوردن و مسواک زدن‌شان را هم در برنامه می‌آورند.

اولاً نیازی نیست روتین روزانهٔ خودتان را در برنامه‌ها بنویسید. اگر مثلاً برای صبح‌های خودتان روتین خاصی دارید، و مایل بودید در برنامه‌ریزی قید کنید، فقط بنویسید: «روتین صبحگاهی»، بعد در صفحه‌ای دیگر از تقویم‌تان بنویسید که «روتین صبحگاهی برای من یعنی این موارد: ۱… ۲… ۳…» بعد اگر این روتین مثلاً  یک ساعت زمان می‌برد، شما زمان بیش‌تری برایش در نظر بگیرید.

ثانیاً تا جای ممکن برنامه‌هایتان را کلی‌تر، مختصر و مفید بنویسید. پیشنهاد من: در روز ۳ کار کلیدی را بنویسید.

۳ کار کلیدی که در آیندهٔ زندگی‌تان اثر مثبت می‌گذارد. مثلاً:

  • مطالعه کتاب سقیفهٔ علامهٔ عسکری
  • شرکت در کلاس تدبر در قرآن
  • استماع به پادکست آموزشی

۳ تا از کلیدی‌ترین کارهایی که بیش‌ترین تأثیر را بر زندگی شما می‌گذارد.

ممکن است بپرسید: پس کارهای روزانه چه؟

اگر نیاز دیدید، کارهای روزانه‌تان را به همان شروطی که گفتم بنویسید. ولی شما کارهای روزانه را انجام می‌دهید؛ چه نیازی به ثبت کردن دارد؟!

من خودم کارهای کلیدی + کارهایی که نمی‌خواهم از یادم برود (این‌ها را می‌نویسم).

از الآن این نکته‌ها را در برنامه ریزی روزانه لحاظ کنید و بعد احساس بهتری خواهید داشت.

این را نیز مطالعه کنید

برنامه ریزی موفق

پیشنهاد بلند مدت

۱)  در برنامه ریزی روزانه، افق نگاهتان بلند مدت باشد

سال‌ها قبل وقتی تازه رانندگی یاد گرفته بودم، پدرم یک وقت‌هایی  به من می‌گفتند: «تو رانندگی به ماشین جلویی نگاه نکن. سرعت خودت را با ملاحظه ۳ تا ۵ ماشین جلوتر از خودت تنظیم کن، تا مجبور نشوی محکم ترمز بگیری!»

در برنامه ریزی هم همین طور. شما برنامه ریزی روزانه ی خودتان را فقط با ملاحظهٔ روز بعد تنظیم نکنید که اگر ناگاه کاری غیر مترقبه پیش آمد، مجبور نشوید محکم ترمز بگیرید و استرس و اعصابتان به هم بریزد!

خیلی‌ها افق دیدشان در برنامه ریزی روزانه محدود به فرداست. بعضی‌ها هم کمی پیشرفته‌ترند تا هفتهٔ بعد را هم لحاظ می‌کنند.

نمی‌گویم این افق محدود اشتباه است، ولی وقتی مجال برنامه ریزی روزانه شما محدود به سه روز آینده باشد، طبیعی است که وقتی کاری پیش‌بینی نشده پیش بیاید، برنامه‌ریزی‌هایتان به هم بریزد و استرس بگیرید! عصبانی بشوید.

ولی وقتی مجال برنامه ریزی روزانه تا ماه آینده، فصل آینده، حتی سال آینده وسعت پیدا کند، دیگر امور پیش‌بینی نشده، برنامه‌هایتان را به هم نمی‌زند، دیگر استرس نمی‌گیرید. پس با نگاهی بلند مدت برنامه ریزی کنید.

۲) رهگیری کارهایتان را ثبت و بعد تحلیل کنید

کار غیر قابل پیش‌بینی یعنی کاری که از کنترل شما خارج باشد. ولی خیلی هم غیر قابل پیش‌بینی نیست. پس می‌توانید کنترل ۸۰٪ این کارهای پیش‌بینی نشده را به دست بگیرید، اگر تا مدتی رهگیری کارهایتان را ثبت کنید!

یعنی چطور؟

ما گفتیم نیازی نیست جزئیات کارهایتان را در برنامه ریزی روزانه بنویسید. بخواهم دقیق‌تر بگویم: منظور کارهایی‌ست که می‌خواهید انجام بدهید! این را نیازی نیست با جزئیات بنویسید. بهتر این است که به ۳ کار کلیدی اکتفاء کنید. ولی کارهایی که انجام داده‌اید را حتماً ثبت کنید.

در تقویم روزانه، کارهای پیش‌بینی نشده‌ای که باعث شده برنامه‌هایتان جابه‌جا شود، این‌ها را ثبت کنید + کارهایی که انجام داده‌اید. بعد پایان هر هفته، ۷ روز گذشته را مرور و تحلیل کنید.

هر چه بیش‌تر این کار را انجام بدهید (یعنی ثبت و تحلیل)، در بلند مدت به شما بینشی نسبت به امور روزانه می‌دهد و کمکتان می‌کند کارهای پیش‌بینی نشده را بهتر تدبیر کنید. مثلاً هر مدت مهمانی‌های پیش‌بینی نشده برای شما پیش می‌آید. خانوادهٔ همسر تماس می‌گیرند که «دارن میان!» و یا زنگتان به صدا در می‌آید و مهمانی ناخوانده آمده. برنامه‌هایتان به هم می‌ریزد و استرس می‌گیرید.

ولی بعد از ۳ ماه رهگیری متوجه می‌شوید: میانگینِ این مهمانی‌های پیش‌بینی نشده، چهار بار در ماه است. آن‌گاه این امر پیش بینی نشده دیگر برایتان کار بزرگِ استرس‌زا نخواهد شد. متوجه می‌شوید که چقدر راحت می‌توانید خودتان را هر هفته برای یک مهمانی غیر مترقبه آماده کنید.

مثالی دیگر: بعد از ۶ ماه رهگیری متوجه می‌شوید که در ماه ۱۱ کار اضطراری برایتان پیش می‌آید.

این بینش، برای برنامه‌ریزی‌های آتی خیلی کمکتان می‌کند.

جمع بندی

پس از یادتان نرود:

۱) فشرده برنامه نریزید، فواصل زمانی را لحاظ کنید.

۲) جزئیات را در برنامه ننویسید، تا جای ممکن ۳ کار کلیدی را بنویسید.

۳) افق نگاهتان در برنامه ریزی روزانه بلند مدت باشد.

۴) رهگیری کارهایتان را ثبت و تحلیل کنید.

همین ۴ روش را از الآن انجام بدهید و بعد می‌بینید که چقدر کارهای پیش‌بینی نشده در برنامه ریزی روزانه، کنترل پذیر می‌شود و آن وقت از آرامشی که پیدا کرده‌اید لذت می‌برید.

اگر این پادکست برایتان مفید بود، حتماً برای چند نفر دیگر بفرستید تا بقیه هم استفاده کنند و هر سؤالی که داشتید با من در میان بگذارید، من در خدمت شما هستم.

موفق باشید.

 

به دیگران بفرستید

مهدی سلیمی

مهدی سلیمی

محقق، نویسنده و مدیر ارتباطات مرکز مطالعات اسلامی علامه عسکری

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *