برنامه ریزی موفق، چطور محقق می‌شود! همه می‌دانیم برنامه‌ریزی چه فوایدی در کار و زندگی دارد. اما چرا برخی از ما یک وقت‌هایی برنامه‌ریزی می‌کنیم اما موفق نمی‌شویم، یا اگر هم موفق شدیم، آخر سر استمرار ندارد؟
می‌دونم خیلی از شما علاقه به برنامه‌ریزی دارید و می‌دانید چقدر فواید دارد. ولی تا حالا چقدر برایتان شده برنامه‌ای بریزید بعد نتوانید عملی‌اش کنید. یا مدتی با برنامه باشید ولی دوامی نداشته!
می‌خواهم صحبتم را با یک مقدمه‌ی مهم شروع کنم. وقتی تعالیم پیغمبران الهی را بررسی کنید، متوجه می‌شوید که تعالیم دینی به ما می‌آموزد که انسان مؤمن باید مولد باشد، تا بتواند در زندگی خودش و دیگران بهره‌وری ایجاد کند.
مولد بودن یعنی زندگی دستاورد داشته باشد و بدون نظم و برنامه ریزی موفق در زندگی، نمی‌توان دستاورد‌های بهره‌ور داشت.
نقش شخصیت‌ها در برنامه ریز موفق
بعضی آدم‌ها شخصیت‌شان طوری است که تمایل به سازمان‌دهی دارند. این‌ها مثلاً اگر بخواهند کاری را انجام دهند، چک لیستی را آماده می‌کنند و کارها را به ترتیب می‌نویسند و با انجام هر کار، آن را تیک می‌زنند. خوب این آدم‌ها مشکلی با برنامه ریزی ندارند. روال روتین آن‌ها مبتنی بر برنامه ریزی است.
اما دستهٔ دیگری از آدم‌ها در نقطه‌ی مقابل قرار می‌گیرند و این‌ها مخاطب اصلی این مقاله هستند.کسانی که شخصیت‌شان طوری است که با سازمان‌دهی مشکل دارند. مثلاً اگر به آن‌ها بگوییم یک چک لیست آماده کن و کارهایت را به ترتیب انجام بده، این را نوعی محدودیت می‌بینند و نمی‌توانند تحملش کنند. این آدم‌ها خلاقیت دارند. چون برای خودشان محدودیت ایجاد نمی‌کنند و معمولاً فراوان به کارهای متفاوت و ایده‌های مختلف، سر می‌زنند. اما محدودیت برنامه‌ریزی تمرکز ایجاد می‌کند و باعث می‌شود کارها به سرانجام برسد.
وقتی تمرکزی در کار نباشد، کار به سرانجام نمی‌رسد. برای همین، دستهٔ دوم، اگر چه خلاقیتشان بالاست. ولی چون تمرکز زیاد ندارند، مخصوصاً کسانی که این طبع شخصیتی‌شان خیلی بالاست و هیچ محدودیتی را برنمی‌تابند، این‌ها به نسبت دسته‌ی اول، دستاورد کمتری دارند. یا اگر هم داشته باشند، به کیفیت دسته‌ی اول نیست.
صحبت ما این نیست که کدام دسته بهتر است، یا کدام شخصیت مناسب‌تر! این نیاز به مقاله‌ای جداگانه دارد تا بررسی کنیم که شخصیت شناسی در مدیریت زمان چی هست و اگر بخواهید شخصیتتان را بشناسید، در کدام دسته هستید؟ مزایا و معایب هر دسته چیست؟ و چطور بتوانیم به نقطه‌ی تعادل برسیم؟ که هم یک انسان سازمان‌دهی شده با دستاورد‌های بالا باشیم و هم یک انسان خلاقی باشیم که بتوانیم حل مسأله کنیم.
مولد بودن لازمه‌ی تمدن اسلامی
بدانید نظم و برنامه با دستاورد داشتن در زندگی یا همان مولد بودن تناسب دارد و ما اگر بخواهیم افق تمدن اسلامی را محقق کنیم، باید تولیدات تمدنی داشته باشیم.
الآن به تمدن غرب نگاهی بیندازید. چرا این قدر پیشتاز هستند؟ مثلاً تکنولوژی می‌سازند به نام کامپیوتر که زندگی‌ها را زیر و رو می‌کند. یا مثلاً یک تکنولوژی به نام فضای ابری می‌سازند که با تکنولوژی‌ها CD و فلش مموری جایگزین می‌شود. یا الآن در حال توسعه‌ی یک تکنولوژی به نام هوش مصنوعی هستند که اگر فراگیر شود، بسیاری از مشاغل زیر و رو خواهد شد و وقتی مشاغل دگرگون بشود، زندگی‌های ما هم دگرگون می‌شود. این‌ها چرا این قدر پیشتاز هستند؟
علتش این است که مقوله‌ی تولید و داشتن دستاورد را جدی گرفته‌اند. یعنی مدیریت زمان و با نظم و برنامه بودن را در کار‌هایشان لحاظ می‌کنند.
ما هم تولید تمدنی داریم و نمی‌خواهم بگویم همچون ژاپن، شبیه تمدن غرب بشویم و از آن‌ها تقلید کنیم. این ایده غلط است. حرکت تمدن اسلامی با حرکت تمدن غربی مغایر است. آن‌هایی که به دنبال تقلید هستند مصداق این قول معروفند: «ترسم نرسی به کعبه ای اعرابی که این ره که تو می روی به ترکستان است.» تقلید از تمدن غرب، حرکت به ناکجا آباد است. اما این خیلی مهم است که در تولیدات تمدنی (در افق تمدن اسلامی) پیشتاز باشیم و باید از تمدن مدرن عبور کنیم و لازمهٔ این مهم این است که مولد باشیم و برای مولد بودن ما باید اول از خودمان شروع کنیم. یعنی زندگی منظم و با برنامه‌ای داشته باشیم و این توصیه‌ی دین ماست.
حضرت امیرالمؤمنین (علیه السلام) می‌فرمایند:
«اوصیكما… بتقویٰ الله و نظم في أمركم»
شما را به تقوای الهی و نظم در کارهای‌تان توصیه می‌کنم.
ما باید در عمل به این وصیت امیرالمؤمنین (علیه السلام) از سایر جوامع بشری پیشتاز باشیم.
یکی از دلائل مهمی که خیلی‌ها در برنامه‌ریزی شکست می‌خورند، این است که بلد نیستند:
- چطوری برنامه کنند؟
- کی برنامه‌ریزی کنند؟
- کجا برنامه ریزی کنند؟
و با ابزار‌های سخت و نرم مدیریت زمان آشنا نیستند. مثلاً خیلی‌ها بلد نیستند روی کجا برنامه ریزی کنند؟ روی وایت‌بُرد؟ درون نرم‌افزار‌ها و اپلیکیشن‌ها؟ در سررسید یا دفترچه‌ها؟ کدام کاربردی‌تر است؟ آیا مثلاً داشتن دو سر رسید، یکی برای کار و دیگری فردی، برای مدیریت زمان مناسب است؟ آیا بهره‌وری ما را زیاد می‌کند؟
یا مثلاً خیلی‌ها بلد نیستند کی باید برنامه‌ریزی کنند. این مهم است که شما در تقویم کاری‌تان اگر بخواهید انجام کاری را ثبت کنید، حتماً باید نسبت به انجام آن متعهد باشید. اگر می‌دانید نمی‌توانید کاری را به سرانجام برسانید، در تقویم‌تان وارد نکنید. تعهد به انجام کار نیاز به اراده دارد و اراده مثل ماهیچه است. ظرفیت دارد. اگر از آن کار نکشید، ضعیف می‌ماند. اگر از آن کار بکشید، تقویت می‌شود.
برایتان مثال می‌زنم:
بدن‌سازی را در نظر بگیرید. اگر تا به حال بدن‌سازی کار نکرده‌اید در شروع کار نمی‌توانید دمبل ۴۰ کیلویی را بالا ببرید. شاید با کلی زور بتوانید دمبل را چند بار بالا ببرید ولی آخرش می‌بُرید.
مثالی دیگر: وقتی آشپزی یاد می‌گیرید، همان ابتدا ممکن است غذا بسوزد یا خوش‌مزه پخته نشود. چرا که پختن غذای خوش‌مزه نیاز به مواد غذایی معین، در یک دمای معین، در یک ظرف معین، در یک مدّت زمان معین دارد تا پخته شود. مضافاً بر چاشنی‌های معینی که باید به غذا اضافه کنید. همهٔ این‌ها نیاز به مهارت دارد.
همین طور طبیعی است که برای بار اول برنامه ریزی شما مستمر نباشد. زیرا زندگی بر اساس برنامه ریزی یک مهارت است که نیاز به اراده دارد. البته اراده‌ی ضعیف عیب نیست؛ ولی ضعیف ماندن عیب است. زندگی بدون دستاورد و غیر مولد عیب است.
برای ارتقاء باید پله پله بالا رفت. اراده‌ی شما باید پله پله تقویت شود و برای این کار باید از گام‌های کوچک شروع کنید نه این که یکباره به پلّه‌ی پنجم بپرید!
مثلاً از کل ۲۴ ساعت شبانه روز، فقط ۵ الی ۱۰ دقیقه‌اش را روی یک وظیفه برنامه ریزی کنید: «امروز فقط یک صفحه کتاب می‌خوانم.» اگر برنامه ریزی برای شما راحت نیست، این طوری شروع کنید، ریز و کوچک. نیازی نیست همهٔ ۲۴ ساعت شبانه روز را برنامه ریزی کنید، فقط ۵ الی ۱۰ دقیقه را! بنویسید: «امروز فقط یک صفحه کتاب می‌خوانم.» و بعد از خواندن آن یک صفحه به خودتان پاداش بدهید. البته برای کسب ایده‌های بیش‌تر در این باره می‌توانید به مقالهٔ ۱۲ راهکار برای عادت به کتابخوانی رجوع کنید:
با روالِ: ۱) انجام کار کوچک، ۲) پاداش دادن به خودتان؛ دوباره انجام و پاداش، انجام و پاداش… اراده‌ی شما ذره ذره تقویت می‌شود و رفته رفته وظایفتان را بیش‌تر و چالش‌هایتان را عمیق‌تر کنید.
و سؤال آخِر: «چطوری برنامه ریزی کنند؟» این را برایتان با ذکر دو مثال از ابزار‌های مدیریت زمان، یعنی «یادداشت» و «تقویم» شرح می‌دهم:
مثلاً شما پشت سیستم نشسته‌اید، ایده‌ای به ذهنتان می‌آید که: «می‌خواهم این کتاب سقیفهٔ علامهٔ عسکری را تهیه کنم.» خوب این یک ایده است که نباید در ذهنتان انباشته شود. چون یکی از علل افزایش استرس و به تبع، اتلاف‌های زمانی ناشی از این انباشت کردن ایده‌ها و کارها در ذهنتان است. اما باید ابزاری داشته باشید که انباشتتان را از ذهنتان خالی کند و در آن ابزار (که انباشت درست است) ثبت شود.
این انباشت می‌تواند مثلاً «تقویم»، «سر رسید»، «دفتر» و… باشد. ایده‌ی خود را درون آن می‌نویسید. اما این نکته را در نظر داشته باشید، «یادداشت» و «تقویم» یکی باشد. اما ماهیت این دو سواست. مثلاً می‌توانید درون سر رسید‌تان، قسمتی را اختصاص بدهید به یادداشت‌ها و قست دیگر به تقویم.
یادداشت مکانی است که ایده‌ها در آن ثبت می‌شود. تقویم مکانی است که ایده‌های زمان‌بندی شده در آن ثبت می‌شود. به عبارت دقیق‌تر یادداشت مکانی است که کارها و ایده‌های نامعین در آن ثبت می‌شود. تقویم مکانی است که کارها و ایده‌های معین در آن ثبت می‌شود. منظور از معین چیست؟
مثلاً همین کتاب سقیفه یا هر کتاب یا هر ایده‌ای، وقتی این را یادداشت می‌کنید: «خرید کتاب سقیفهٔ علامهٔ عسکری»، این ایده، هنوز معین نشده که «کی» می‌خواهید انجام بدهید؟ الآن؟ یک ساعت بعد؟ فردا؟ هفتهٔ بعد؟ کی؟ یا کجا می‌خواهید این کار را انجام بدهید؟ آیا از وبسایت «مرکز مطالعات اسلامی علامه عسکری» می‌خرید؟ یا از کتاب‌فروشی‌های قم؟ و چطوری می‌خواهی این کار را انجام بدهی؟ وقتی ایده‌ای، این سؤال «کی،» «کجا،» و «چطور» تعیین نشده، نامش «ایده‌ی نامعین» است. ایده‌ی نامعین در تقویم که در یادداشت ثبت شود. اما اگر ایده‌ای یا کاری را معین کنید که «کی»، «کجا» و «چطور» انجام بدهید، بهتر است در تقویم‌تان ثبت شود و تقویم جایی است که کارها در آن معین شده که «کی»، «کجا» و «چطور» انجام بدهید.
جمع بندی
انسان مؤمن باید مولد باشد. ما اگر بخواهیم به سمت افق تمدن اسلامی حرکت کنیم، باید مولد بودن را اول از خودمان شروع کنیم و مولد بودن، یعنی دستاورد داشتن با محدودیتی به نام برنامه‌ریزی و مدیریت زمان شکل می‌گیرد و علت این که خیلی از آدم‌ها نمی‌توانند با نظم و با برنامه بمانند این است که شخصیت آن‌ها عادت به این نکرده. البته باید به نقطه‌ی تعادل برسند که این نیاز به صحبتی جداگانه دارد (بحث شخصیت شناسی در مدیریت زمان). دلیل عمده‌ی دیگر این است که بلد نیستند کی برنامه ریزی کنند، کجا برنامه ریزی کنند و چطور برنامه ریزی کنند، نیز با ابزار‌های مدیریت زمان آشنا نیستند.
حتماً تا الآن ایده‌های نابی به ذهنتان رسیده. همین الآن دفتری را برای «یادداشت‌ها» و «تقویم‌تان» اختصاص بدهید و ایده‌هایتان را درون یادداشت بنویسید و بعد اگر خواستید کاری را انجام بدهید، معین کنید «کی»، «کجا» و «چطور» انجام می‌دهید و آن را به تقویم انتقال دهید. مراقب باشید کاری که به تقویم‌تان منتقل می‌شود به انجامش متعهد باشید. نیز برای تقویت مهارت شما در مدیریت زمان، باید کاری را ذره ذره انجام و موفق کنید، یعنی از کارهای معین کوچک شروع کنید.
سؤال یا ایده‌ای داشتید حتماً با ما در میان بگذارید. موفق باشید.
