به این مباحث توجه کنید:
- هدف‌گذاری،
- اولویت‌دهی،
- برنامه‌ریزی،
- نظارت،
- زمان‌بندی،
- سازمان‌دهی،
- تفویض،
- انضباط و…
برخی، این موارد را جزو اصول مدیریت زمان برشمرده‌اند[1]. همه‌ی این مباحث برای مدیریت زمان مهم هستند، ولی همه‌ی این‌ها جزو اصول مدیریت زمان نیستند.
اصول یعنی پایه‌هایی که یک نظام (System) بر آن بنا می‌شود. مدیریت زمان یک نظام «فکری-مهارتی» است که بر ۴ پایه و اصلِ: «۱) خود، ۲) محیط، ۳) ارتباطات، ۴) غایات» بنا شده است و سایر موارد مثل: اولویت‌دهی، برنامه‌ریزی، تفویض و… همگی فروعی مستقر بر این اصول هستند.
این تقسیم بندی بر چه مبنای فکری صورت گرفته و چرا فقط ۴ اصل؟ آیا ۶ یا ۱۰ اصل نداریم؟ آیا این تقسیم جامع و مانع است؟ در این بخش، به این سؤالات، کارکرد اصول و تطبیق فروع بر آن‌ها با مثال‌های کاربردی می‌پردازیم.
بنیان اصول مدیریت زمان
هر انسانی با دو عالم در ارتباط است: عالم درون و عالم برون[2]:
- عالم درون شامل ظرفیت‌های خود [یا همان نفس] و قوای اوست، مثل ذهن و اراده؛
- عالم برون شامل محیطی که در آن زندگی می‌کند، انسان‌هایی که با آن‌ها تعامل دارد، الگوی برتری که به حرکت‌های او جهت می‌دهد[3] و حرکت زمانی که بازگشتی ندارد.
مسأله این است که انسان چه نسبتی با عوالم درون و برون دارد؟ نسبتی سازنده یا مخرّب؟ سازگار یا استیلاجو؟ دوستانه یا خصمانه؟ این مسأله بسیار مهم است زیرا کیفیت و معنای زندگی، سعادت یا شقاوت انسان بستگی به این نسبت‌ها دارد. بنابراین پنج نسبت کلان برای انسان مطرح می‌شود:
- نسبتی با خود: عزتمند یا ذلیل [4].
- نسبتی با محیط زیست: سازگار یا استیلاجو[5].
- نسبتی با سایر انسان‌ها: دوستانه یا خصمانه.
- نسبتی با الگوی برتر: خودآگاه یا ناخودآگاه.
- نسبتی با زمان: توجه یا غفلت.
دو نسبت آخری کمی نیاز به توضیح دارد. الگوی برتر هر وجودی است که به زندگی انسان معنی، به غایات او جهت و به حرکت او انگیزه می‌دهد. بی‌هدفی، بی‌انگیزگی، بی‌مسؤولیتی و… همه ناشی از ضعف آگاهی نسبت به الگوی برتر است. توضیح بیشتر با مثال‌های کاربردی در فصل‌های آینده خواهد آمد. اما در باره‌ی نسبت آخر (یعنی زمان) باید گفت که «فرصت‌ها همچون گذر ابرها می‌گذرد[6].» کسانی که نسبت به این حقیقت در غفلتند، فرصت‌ها را از دست می‌دهند. مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا به این فرصت‌ها بیشتر توجه کنید و از آن‌ها بهترین استفاده را ببرید[7].
۴ مسأله‌ی اساسی در مدیریت زمان
بنا بر نسبت‌های کلان (انسان با خودش، با محیط، با سایرین، با الگوی برتر)، برای مدیریت زمان چهار مسأله‌ی اساسی مطرح می‌شود که انسان برای آن که بهره‌وری بیشتری از زمان داشته باشد:
- در نسبت با خودش، چگونه ذهن و اراده‌اش را مدیریت می‌کند؟
- در نسبت با محیط چگونه محیط شخصی و کاری را مدیریت می‌کند؟
- در نسبت با انسان‌ها چگونه تعاملاتش را مدیریت می‌کند؟
- در نسبت با الگوی برتر، چگونه غایات و اهدافش را مدیریت می‌کند؟
عدم مدیریت ذهن، موجب آشفتگی ذهنی است. تصور کنید وقتی تمرکزتان کاهش یابد، چقدر از اوقات شما تلف می‌شود! یا وقتی کارهای پیش بینی نشده‌ای بوجود بیاید و نمی‌توانید بحران را مدیریت کنید، چقدر استرس‌زا است!
عدم مدیریت محیط موجب به هم ریختگی وسایل و امور است. خیلی‌ها زمان‌های زیادی را برای پیدا کردن وسایل گم شده لابه‌لای شلوغی‌ها، تلف می‌کنند، ضمن آن که محیط به هم ریخته، ذهن شما را آشفته می‌کند؛ از طرف دیگر کارهایی که در نسبت با محیط شکل می‌گیرند (مثل وظایف شغلی)، اگر به درستی مدیریت نشود، ممکن است زندگی شما را به هم بریزد.
عدم مدیریت ارتباطات موجب شکستن حریم‌ها می‌شود. وقتی حریمی برای خودتان نداشته باشید و یا به دیگران اجازه می‌دهید پا روی حریم زمانی شما بگذارند و از زمان‌هایتان برای اهداف خودشان استفاده کنند، به خود ظلم کرده‌اید.
عدم مدیریت غایات، موجب تشتت، سردرگمی و حتی ناشادمانی می‌شود. زیرا غایات به اهداف جهت می‌دهد. کسی که هدفی در زندگیش ندارد، مثل کشتی گمراهِ بی‌حرکتی می‌شود که موج‌ها برایش تصمیم می‌گیرند، یا وقتی غایات پراکنده‌ای دارد و به قول معروف، مدام «از این شاخه به آن شاخه می‌پرد!» آنچنان که باید، به موفقیت نخواهد رسید.
با «آشفتگی ذهنی»، «شلوغی محیط»، «حریم‌های شکسته» و «گمراهی در زندگی» نمی‌توان زمان را به درستی مدیریت کرد و موفقیتی حاصل نمی‌شود. اگر «ذهنی آرام»، «محیطی مرتب»، «ارتباطاتی مولّد» و «اهدافی معین در راستای یک غایت» داشته باشیم، زمان و زندگی ما بهره‌ور خواهد شد و بلکه فراتر، شاید شادمانی را تجربه کنیم.
در نتیجه، ۴ اصل برای مدیریت زمان مطرح می‌شود: ۱) خود، ۲) محیط، ۳) ارتباطات، ۴) غایات. سایر موارد مثل: اولویت‌ها، تفویض‌ها، برنامه‌ریزی‌ها، سازمان‌دهی‌ها و… همگی فروع مدیریت زمان هستند.
مطابقت فروع بر اصول مدیریت زمان
مدیریت زمان، بدون ساماندهی چهار اصلِ «خود»، «محیط»، «ارتباطات» و «غایات»، به بهره‌وری نمی‌رسد و سایر مباحث مدیریت زمان فروعی از این ۴ اصل است. برای روشن‌تر شدن موضوع، ۳ تا از فروع مدیریت زمان یعنی: ۱) اولویت دهی، ۲) تفویض، ۳) برنامه ریزی را بر این ۴ اصل مطابقت می‌دهیم.
۱) اولویت دهی
مدیریت اولویت‌ها یعنی اول به کارهایی می‌پردازیم که بیشترین ارزش را در زندگی ما دارد و یکی از مباحث مهم در مدیریت زمان است. اولویت‌دهی در هر ۴ اصل مطرح است که در ادامه با مثال بیان می‌شود:
۱) خود: اولویت دهی در نسبت با ذهن یعنی اهمال نسبت ایده‌های جذاب اما بی‌ارزش و اولویت دهی به ایده‌هایی که ارزشی محسوس در زندگی کاری و خانوادگی ما ایجاد می‌کند، مثل مدیریت تمرکز که خود بحث مفصلی می‌طلبد؛
۲) محیط: اولویت دهی در نسبت با محیط یعنی حذف عوامل محیطی غیر ضرور و اولویت دادن به کارهای مولد یا اشیاء معنیٰ داری که موجب افزایش تمرکز است، مثل حذف کارهای بی‌ثمر یا وسایل مخل تمرکز؛
۳) ارتباطات: حذف افراد بی‌ارزش از زندگی و اولویت دادن به خانواده و افراد ارزشمند؛
۴) غایات: حذف اهداف کم ارزش و اولویت دادن به اهدافی که بیشترین ارزش را برای زندگی دارد؛
۲) تفویض
مبحث مهم دیگر در مدیریت زمان، تفویض یا سپردن کارها به دیگران است که از مدیریت سازمان‌ها گرفته تا مدیریت منزل، کاربرد دارد. فرقی نمی‌کند چه کارها را به کارمندان یک سازمان تفویض کنیم تا درآمد سازمان افزایش یابد یا کارها را به فرزندان بسپاریم تا مسؤولیت پذیریشان افزایش یابد؛ در هر صورت مدیریت تفویض، مهارتی مهم در مدیریت زمان است و در هر ۴ اصل مطرح است که در ادامه با مثال بیان می‌شود:
۱) خود: شما نباید همه‌ی افکار را در ذهنتان نگه‌دارید. ذهن شما انباری ایده‌ها نیست. بلکه می‌بایست ایده‌هایتان را بر روی کاغذ خالی کنید. وظیفه‌ی نگه‌داری ایده‌ها را به کاغذ‌ها تفویض کنید.
۲) محیط: مادری که وظایف منزل را به فرزندانش می‌سپارد و یا مدیری که وظایف کاری را به همکاران، همگی از تفویض در محیط منزل و کار بهره برده‌اند.
۳) ارتباطات: مدیری که از یک منشی بهره می‌گیرد تا ملاقات‌ها و دیدارها را برایش مدیریت کند، این نوعی تفویض ارتباطات است.
۴) غایات: رهبران سازمانی و سایر نهاد‌های اجتماعی که اهداف کلان را با همکارانشان در میان می‌گذارند تا اهداف به نحو گروهی پیگیری شود، این نوعی تفویض غایات و اهداف است.
۳) برنامه ریزی
برنامه ریزی به نوعی، دادن نظم سیستمی به احوال و کارهاست، به نحوی که تمام پیشامد‌های زندگی (مثل یک ورودی) را با فرایند مشخصی نظم می‌دهد و به یک نتیجه‌ی محسوس می‌رساند. وقتی کارها نتیجه بدهد، انسان با انگیزه‌تر، با نشاط‌تر می‌شود و احساس می‌کند که زندگیش در اختیار اوست. برنامه‌ریزی در مطابقت با ۴ اصل بیان می‌شود:
۱) خود: برنامه ریزی در نسبت با ذهن یعنی ساماندهی ذهن با حذف افکار زائد و پرورش افکار مولد با یک برنامه. مثل: نوشتن ایده‌های کاری یا شخصی در یادداشت.
۲) محیط: برنامه ریزی در نسبت با محیط یعنی ساماندهی فعالیت‌های بر آمده از محیط‌های کاری یا شخصی با یک برنامه. مثل: برنامه ریزی برای وظایف کاری یا برنامه‌ریزی برای یک سفر خانوادگی.
۳) ارتباطات: برنامه‌ریزی در نسبت با تعاملات یعنی ساماندهی تعاملات حرفه‌ای و شخصی با برنامه ریزی. مثل طراحی فرایند مدیریت نیروی انسانی.
۴) غایات: برنامه ریزی در نسبت با غایات یعنی هدف‌گذاری مستمر کاری و شخصی.
جمع بندی
- اصول مدیریت زمان، دارای ۴ اصل: نفس، محیط، ارتباطات، غایات و سایر مباحث مثل سازمان‌دهی، تفویض، برنامه‌ریزی و… فروع مدیریت زمان هستند.
- نفس شامل ذهن و اراده‌ی انسان است.
- محیط شامل اشیاء و کارهای مرتبط با محیط شخصی و کاری است.
- تعاملات شامل تمامی کنش‌های ما با یکدیگر است.
- غایات شامل مقصد غایی که به اهداف ما جهت می‌دهد.
- با آشفتگی ذهنی و اراده‌ی تحلیل رفته، با محیط شلوغ و به هم ریخته، با حریم‌های ناسالم در تعاملات و با سردرگمی در اهداف نمی‌توان زمان را به درستی مدیریت کرد.
- همه‌ی مباحث مدیریت زمان، فرع‌هایی بر این ۴ اصل است و با آن‌ها مطابقت داده می‌شود.
پاورقی
[1] به عنوان نمونه به این دو مقاله رجوع کنید: قطبی، ثریا؛جعفری، فریده. (۱۴۰۱). اصول مدیریت زمان در سبک زندگی اسلامی. پژوهشنامه سبک زندگی، ۸ (۱)، ۹۱-۱۱۵؛ و The 6 Principles of Effective Time Management
[2] این تقسیم به عالم درون و برون، مقتبس از آیات و روایات است. به عنوان نمونه: خدا در خطاب به اهل تفکر می‌فرماید: «وَ فِي الْأَرْضِ آياتٌ لِلْمُوقِنين * وَ في أَنْفُسِكُمْ أَ فَلا تُبْصِرُون» ؛ و در زمین آیاتی برای اهل یقین است و در وجود خود شما (نيز آياتى است)؛ آيا نمىبينيد؟! (سوره‌ی ذاریات، آیات ۲۰-۲۱)؛ همچنین شعری منسوب به امیر المؤمنین (علیه السلام) است که حضرت در یک بیت آن فرمودند: «و تزعم أنك جرم صغير و فيك انطوىٰ العالم الأكبر؛ و می‌پنداری که تو موجودی کوچک هستی، حال آن که درونت عالم بزرگ‌تر نهفته است.»
[3] الگوی برتر، وجودی است که به تمامی حرکت‌های فردی و اجتماعی و تمدنی جهت می‌دهد و در تعبیر دینی، «اله» نام دارد که حتی می‌تواند هوای نفس باشد: «أرأیت من اتخذ الهه هواه.» در فصل مربوطه به نحو مفصل مطرح خواهد شد (إن‌شاءالله).
[4]منظور از نسبت عزتمند یعنی انسان چقدر درون خودش احساس عزت نفس می‌کند. او خودش و دیگران را محترم می‌بینید و هیچ نیازی به تکبر ندارد. در حالی که انسان‌های متکبر نسبتی ذلیل با خودشان دارند و نمی‌فهمند. زیرا تکبر نمودی از ذلت درون است.
[5]. نمود هر دو نسبت را در دو تفکر شرقی و غربی می‌بینیم. تفکر شرقی نسبتی کاملاً سازگار با طبیعت دارد که می‌بینیم حتی ساخت و ساز‌هایش در ضدیت با طبیعت نیست. در حالی که انسان غربی با تفکر استیلاجویانه (Subjectivism) و با پیشرفت‌های تکنولوژیک، محیط زیست را تخریب و بحران‌هایی را ایجاد کرده است.
[6] «الْفُرَصُ تَمُرُّ مَرَّ السَّحَابِ (خصائص الأئمة، ص۱۰۹؛ غرر الحكم و درر الكلم، ص: ۶۱).» جمله‌ای منسوب به امیر المؤمنین (علیه السلام).
[7] نسبت پنجم (یعنی گذر زمان)، خود موضوع مدیریت زمان است، بنابراین، در این مباحث، محور سایر نسبت‌ها خواهد شد و مدیریت زمان را در ۴ نسبت دیگر، بررسی خواهیم کرد.
