بعضی انسان‌ها، طبیعت دست نخورده را خیلی دوست دارند. جایی که در آن، همه‌ی گیاهان، خود به خود روییده شده است. اما اگر یک زمین ملکی داشته باشند چطور؟ آیا همچنان از وجود گیاهان خود روییده لذت می‌برند؟ شما چطور؟
ما هر زمینی که به حال خود رها کنیم، با پوششی از گیاهان خود روییده پر می‌شود که با وجودشان دیگر جایی برای درختان پر ثمر نمی‌ماند. آیا کسی دوست دارد زمین ملکیش بی‌ثمر بماند؟ اگر کسی دوست دارد از زمینش نفعی ببرد باید مثل باغبان‌ها از آن مراقبت کند. ما اگر ذهنمان را به حال خود رها کنیم، با پوششی از کارهای بی‌ثمر پر می‌شود که با وجودشان دیگر مجالی برای احساس آرامش، تفکر خلاق، توان حلّ مسأله و… نمی‌ماند. اگر دوست داریم از زندگیمان بهره ببریم، باید باغبان زندگی خود باشیم و افکار زائد را هرس کنیم، بستر ذهن را شخم بزنیم، بذر مناسب بپاشیم و تا حصول نتیجه از آن مراقبت کنیم.
پس اولین قدم باغبانی زندگی، برداشتن موانع ذهنی است که برخی به سبب محیط، برخی به سبب ارتباطات و برخی به سبب فقدان رسالت زندگی به وجود می‌آید که به هر یک در فصل خودش پرداخته می‌شود (إن‌شاءالله). در این فصل به دو مانعِ ذهنی یعنی «انباشت کارها» و «چندکارگی» می‌پردازیم و بعد راهکارهایی تقدیم می‌شود.
فهرست
- موانع ذهنی مدیریت زمان
- فهرست
- مانع ذهنی اول: انباشت کارها
- چرا برنامه ریزی‌های ما، سرانجام ندارد؟
- مانع ذهنی دوم: چند کارگی مخرّب
- چند کارگی مخرّب
- چندکارگی مولّد
- راهکارها
- جمع بندی
مانع ذهنی اول: انباشت کارها
می‌خواهم داستان معروفی را مطرح و بعد آن را نقد کنم. می‌گویند روزی معلمی به کلاس آمد و ظرفی شیشه‌ای به دانش آموزان نشان داد و گفت: «به نظر شما چه چیزهایی را می‌توان در این ظرف جا داد؟» گفتند: «خیلی چیزها!» معلم از کیسه‌ی قرمز چند سنگ بزرگ درآورد و در آن جا داد. پرسید: «آیا باز هم جا دارد؟» همه که به سنگ ششمِ جا مانده روی میز نگاه می‌کردند گفتند: «نه.» معلم از کیسه‌ای نارنجی چند سنگریزه درآورد و آنقدر در ظرف ریخت تا لبریز شد. گفت: «آیا باز هم جا دارد؟» گفتند: «نه!» معلم با لبخندی ظرف را تکان داد و با جابه‌جایی سنگ‌ها، یک دهم ظرف خالی شد. دوباره درونش سنگ ریزه ریخت و پرسید: «الآن چطور؟» عده‌ای [با تردید] گفتند: «نـ…ـه؟» معلم کیسه‌ی زرد پر از شن را داخل ظرف خالی کرد. مجدد همان سؤال را پرسید. یکی گفت: «دیگر چه جایی دارد؟ پر شده است!» معلم بطری آبی درآورد و داخل ظرف پر کرد. بعد گفت زمان‌های شما مثل این ظرف است. شما خیلی کارها می‌توانید با ظرفیت‌های زمانی خود انجام دهید.
شاید پیام این داستان در گذشته‌ها کاربرد داشته، آن وقتی که زندگی‌ها ساده بود و مردم نیاز داشتند تا بیاموزند ظرفیت زمانشان بیش از این‌هاست؛ اما برای عصر گم گشته در شلوغی ارتباطات، کاربرد ندارد! عصر شلوغی‌های ارتباطی بیشترین ظرفیت زمان هر آدمی را اشغال کرده، طوری که مردم گاهی نیاز دارند به دور از سر و صدای تکنولوژی، به دل طبیعت پناه ببرند. مردم گذشته نیاز داشتند تا به فرصت‌های بسیار، «بله» بگویند؛ مردم عصر ارتباطات نیاز دارند تا به فرصت‌های بسیار، «نه» بگویند. به بیانی دیگر، مدیریت زمان در گذشته به معنای استفاده‌ی حداکثری از فرصت‌هاست ولی در عصر ارتباطات به معنای حذف و انتخاب فرصت‌هاست.
فرصت‌ها و حواس‌پرتی‌های بی‌شمار، هر شب و روز مثل آبشار بر سر ما فرو می‌ریزند و ما نیاز داریم تا از یک طرف ذهن شلوغمان را خلوت کنیم و از طرف دیگر، در میان فرصت‌های بی‌شمار، فقط ارزشمند‌ترین اولویت‌ها را انتخاب کنیم. ذهن شلوغ موجب کاهش بهره‌وری در مدیریت زمان است و این نتیجه‌ی انباشت‌های ذهنی است.
چرا برنامه ریزی‌های ما، سرانجام ندارد؟
روزی یکی از مخاطبان به من گفت:
«من هر سال برای خودم کلی برنامه می‌ریزم، دوره[ی آموزشی] می‌خرم، کتاب تهیه می‌کنم ولی بعد از خریدشان، انگار تبدیل به آهنربایی می‌شویم که مثل دو قطب هم نام، از هم دور می‌شویم. [دیگر] نمی‌توانم سمتشان بروم و انجامشان بدهم و هر وقت یادشان می‌افتم، دلهره می‌گیرم.»
این مخاطب ما ترس از شروع دارد ولی می‌خواهم نکته‌ای مهم‌تر را عرض کنم؛ خیلی‌ها برنامه‌ریزی می‌کنند ولی برنامه‌هایشان سرانجامی ندارد و البته مثل این مخاطب، گرفتار استرس می‌شوند؛ چرا؟ چون:
- برنامه ریزی آن‌ها درست نیست و اگر هم درست باشد، روشمند نیست.
- گرفتار انباشت‌های ذهنی هستند.
برنامه ریزیِ درست و روشمند منجر به استرس نمی‌شود، اتفاقاً برعکس، به آرامش می‌رساند؛ همچنین به شما کمک می‌کند تا به تک تک برنامه‌هایتان برسید و نیز شما را به یک خودآگاهی می‌رساند. منظور از خود آگاهی در این جا این است که:
«می‌دانم الآن به چه چیزی نیاز دارم و به چیزی نیاز ندارم. چیزی را که نیاز ندارم، فوراً حذف می‌کنم و برای آنچه نیاز دارم برنامه ریزی می‌کنم.»
فقدان خود آگاهی موجب پرداخت به کارهای بیهوده و سرانجام انباشت آن‌ها می‌شود و انباشت‌های ذهنی، موجب استرس است.
اجازه دهید طور دیگری بیان کنم: ما وقتی هر کاری را شروع می‌کنیم، ذهن ما پرونده‌ای برای آن کار باز می‌کند. وقتی کار ناتمام بماند، پرونده باز می‌ماند. انباشت پرونده‌ها در ذهن به استرس منجر می‌شود. این پرونده‌ها را یا باید ختم و یا به کلی حذف کنیم. چگونه؟ با «تصفیه‌ی ذهن» و «تدبیر کارها» که در ادامه (بخش راهکارها) به آن می‌پردازیم؛ إن‌شاءالله.
مانع ذهنی دوم: چند کارگی مخرّب
خیلی‌ها دوست دارند هر لحظه از فرصت‌های زندگیشان را مثل همان ظرف شیشه‌ای آقا معلم، پر و پیمان کنند؛ یعنی دو یا سه کار را همزمان انجام دهند. مثلاً ضمن شنیدن کلیپی آموزشی، در حال جست و جوی مطلبی در اینترنت هستند و همزمان فایلی را برای دانلود گذاشته‌اند. به پرداخت همزمان چند کار می‌گویند «چندکارگی[1]». به نظر شما آیا چندکاره بودن درست است یا غلط؟ بسیاری فکر می‌کنند کاملاً درست است و عده‌ای که با مباحث توسعه‌ی فردی و مدیریت زمان آشنا هستند می‌گویند کاملاً غلط است و هر دو در اشتباهند.
آن‌هایی که تصور می‌کنند چندکارگی کاملاً درست است!
برای دسته‌ی اول، این آزمایش ساده را پیشنهاد می‌کنم: همین الآن یک کاغذ و قلم با یک زمان سنج آماده کنید. کاغذ را به چهار سطر افقی تقسیم کنید. این آزمایش را می‌خواهیم به دو روش انجام دهیم.
روش اول این که زمان سنج را فعال می‌کنید، بعد مثل شکل زیر در سطر اول می‌نویسید: «الف[2]» و فوراً در سطر دوم می‌نویسید «۱»، بعد سطر اول می‌نویسید «ب» و در سطر دوم «۲»، بعد «پ»، «۳»، بعد «ت»، «۴»… تا «ظ»، «۲۰». بعد از اتمام، زمان سنج را متوقف و مقدار زمان را ثبت کنید.
روش دوم، دوباره زمان سنج را از صفر فعال می‌کنید و مثل شکل زیر در سطر سوم تمامی بیست حرف الفبا را بدون نوشتن اعداد می‌نویسید: «الف»، بعد «ب»، «پ»، «ت»… تا «ظ». سپس فوراً به سطر چهارم می‌روید و اعداد را به ترتیب می‌نویسید: «۱»، «۲»، «۳»، «۴»… تا «۲۰». بعد از اتمام زمان سنج را متوقف کرده و عدد را ثبت کنید.
در روش اول، هم کار «نوشتن حروف» و هم کار «نوشتن ارقام» را همزمان انجام می‌دهید که در اصطلاح به آن می‌گوییم «چندکارگی». اگر آزمایش را درست انجام داده باشید متوجه می‌شوید که «چندکارگی» چقدر وقت بیشتری برده، ضمن این که نوشتن همزمان الفبا با اعداد چقدر به مغزتان فشار آورده است. پس آیا چندکارگی کاملاً درست است؟
آن‌هایی که تصور می‌کنند که چندکارگی کاملاً غلط است!
آشپزی را تصور کنید که در حال پختن قیمه پلوست. ضمن آن که دیگ‌های غذا روی اجاق قرار گرفته، در حال آماده کردن سالاد است. همزمان ظرف‌ها در ظرف شور شسته می‌شوند. به نظر شما این آشپز «چندکاره» است یا نه؟!
بله! همزمان چند کار انجام می‌دهد: ۱) پختن غذا، ۲) تدارک سالاد، ۳) شستن ظرف‌ها. اگر بخواهد آماده کردن سالاد را تا بعد از پختن غذا موکول کند، و شستن ظرف‌ها را آخر سر انجام دهد، زمان زیادی را از دست خواهد داد و این نافی بهره‌وری از زمان است.
یا کارمندی را تصور کنید که پشت کامپیوتر نشسته، همزمان با تایپ، کلیپی را دانلود می‌کند. او الآن «چندکاره» است، چون دو کار را همزمان انجام می‌دهد ولی کار دانلود، آسیبی به کار تایپ او نمی‌زند. پس آیا چندکارگی کاملاً بد است؟
***
نتیجه این که «چندکارگی» نه کاملاً خوب است و نه کاملاً بد. دسته‌ای از چندکارگی‌ها کاملاً مخرّب و دسته‌ای دیگر کاملاً مولّد. اگر موضوع برایتان جالب شد مطالعه را ادامه دهید.
چند کارگی مخرّب
وارد واحد آموزش شدم و محمود[3]، کارمند این واحد، مثل همیشه در هرج و مرج غوطه‌ور بود. مشکلم را با او مطرح کردم و از او کمک خواستم. همین که مشغول بررسی کار من شد، محسن وسط پرید و با او گرم صحبت شد، اما هنوز صحبت تمام نشده، به موبایل محمود پیام رسید. مشغول خواندن پیام و پاسخ شد که همکارش تماس گرفت و گلایه کرد: «چرا نمره‌ها را وارد نکرده‌ای!»، در حینی که نمره را وارد می‌کرد، محسن سؤالش را تکمیل و او جواب ناقصی تحویل داد. محسن که گیج‌تر شده بود، دوباره بیشتر سؤال کرد که ناگهان حسام برگه‌ای روی میز او گذاشت و گفت: «امضایش کن!» محمود مشغول مطالعه شد و گفت: «برای چه امضا کنم؟» در همین حین موبایلش زنگ خورد و… هر روز، محمود همین طور کارهایش را ناتمام عوض می‌کرد. من هر دفعه وارد اتاقش می‌شدم می‌دیدم مدام در حال تعویض کارهاست نه انجام آن‌ها! اغلب کارهایش را یا با تأخیر فراوان یا با نقص انجام می‌داد. اکثراً از او دق کرده بودند و بعدها یک جنابی آمد و زیراب مدیر و معاونین و همه‌ی مسؤولین رده بالا و پایین را زد و خودش مسؤولیت محمود را به دست گرفت؛ اما خرابکاری‌های محمود آن قدر سرش خراب شد که سرانجام این جناب، بعد از ۶ ماه تقلا، استعفاء داد و رفت.
بعضی کارها نیاز به توجه و تمرکز دارند، مثل مطالعه، نوشتن نامه، یا شنیدن حرفهای یک نفر و… کسی که بخواهد این دسته کارها را با هم انجام بدهد، مثل محمود گرفتار نوع مخرّبی از «چندکارگی» یعنی «تعویض کارها» شده است.
مثل گنجشکی نباشید که مدام از این شاخه به آن شاخه می‌پرد یا بخواهد چند شاخه را همزمان نگه دارد! مراقب باشید مدام توجهتان از این کار به آن کار نپرد یا بخواهید چند کار (نیازمند توجه) را همزمان انجام دهید! این تعویض‌ها اثرات مخرّب دارد، از جمله:
- تمرکزتان را کاهش می‌دهد؛
- کار را نادرست یا ناتمام انجام خواهید داد؛
- باعث می‌شود دیگران شما را قضاوت بد کنند؛
- به شما استرس وارد می‌شود، خصوصاً وقتی که نتایج کار شما باعث شود دیگران شما را بی‌کفایت ببینند؛
- و در نتیجه بر اعتماد بر توانمندی‌های خودتان اثر مخرب می‌گذارد.
تصور کنید چقدر از کارمندان سازمان‌های مختلف گرفتار این عادت مخرّب هستند و یکی از عمده دلائل کاهش بهره‌وری سازمان‌ها و حتی زندگی‌ها همین عادت به انجام همزمان چندین کارِ نیازمند به توجه، یعنی «تعویض کارها» است.
چندکارگی مولّد
هر چقدر کارهای بیشتری را همزمان انجام دهید، تا مادامی که توجهتان را مشتت نکند، هیچ مشکلی ندارد و برخی کارها برای انجام، نیاز به توجه شما ندارند. مثل کسی که کنار چاپگر ایستاده و ۲۰۰ صفحه را چاپ و همزمان غرق مطالعه‌ی اخبار اقتصادی از تلفن همراه است. با این که همزمان در حال انجام دو کار است ولی توجهش روی مطالعه است و چاپ را به چاپگر، «تفویض» کرده است. حتی آشپزی که همزمان در حال پخت قیمه پلو، تدارک سالاد و شستن ظرف‌هاست، در واقع توجهش روی سه کار «تعویض» نمی‌شود بلکه پخت غذا را به اجاق گاز و شستن ظرف‌ها را به ظرف‌شور «تفویض» کرده و خودش مشغول سالاد است.
«تفویض» موجب بهره‌وری و خود، یکی از هنرهای مدیریت زمان است. ممکن است عنوان «تفویض» شما را به یاد برون سپاری کارها به افراد بیندازد ولی برون سپاری به ابزارها (خصوصاً تکنولوژی) نیز ممکن است. بنابراین چندکارگی مولّد یعنی استفاده‌ی مؤثر از هنر تفویض برای انجام کارهای بیشتر بدون کاهش توجه.
***
نتیجه این که چندکارگی یا انجام همزمان دو یا چند کار، بر خلاف تصور عوام، به کلی مولد نیست و بر خلاف تصور خواص، به کلی مخرب نیست. چرا که خود به دو دسته‌ی «تعویض کارها» و «تفویض کارها» تقسیم می‌شود. تعویض کارها یعنی انجام همزمان دو یا چند کاری که همگی نیازمند توجه باشند که این، مخل بهره‌وری است. تفویض کارها یعنی انجام همزمان دو یا چند کاری که همگی نیازمند توجه نباشند و با تفویض به ابزارها [یا حتی افراد] و توجه بر یک کار، بهره‌وری کار شما افزایش می‌یابد.
راهکارها
تا این جا با دو مانع ذهنی مدیریت زمان یعنی «انباشت کارها» و «چندکارگی» آشنا شدید[4] که دانستن آن‌ها به شما کمک می‌کند تا برای حاصلخیزی ذهنتان، آن‌ها را بزدایید؛ اما چگونه؟ در ادامه دو راهکار کاربردی پیشنهاد می‌شود.
راهکار اول: تصفیه ذهن
اگر ذهن را به یک ظرف تشبیه کنیم، این ظرف انباشت درستی برای ایده‌ها، قرار‌ها، هدف‌ها و… نیست. ذهن شما باید زلال باشد و الا چطور می‌توان خلاق بود، ابداع کرد، آرامش یافت؟ بیایید با تصفیه، ذهن را زلال کنیم.
تصفیه با محرک‌های ذهنی
گاهی بر اثر روزمرّگی، ایده‌ها، قرار‌ها و هدف‌های ناتمامِ بسیار در ذهن شما انباشت می‌شود و حتی شاید سالیانی با آن کنار آمده باشید ولی همه‌ی این‌ها، ناخودآگاه منجر به استرس‌هایی می‌شود که نمی‌دانید منشأش از کجاست! شما نیاز به محرک‌هایی دارید تا انباشت‌ها از گوشه و کنار ذهنتان خارج کند. همین الآن یادداشت و قلمتان را آماده کنید و با مثال زیر همراه شوید.
عبارت زیر را با صدای بلند بخوانید، هر چه به ذهنتان آمد، فوراً یادداشت کنید:
- اهداف شخصی؛
برای هر یک از عبارت‌های زیر نیز، همین کار را انجام دهید.
- کتاب‌هایی برای خواندن؛
- ایده‌هایی برای تفریح با خانواده؛
- ایده‌هایی برای بهبود منزل؛
جزوه‌ای هست که در آن محرک‌های فراوانی نوشته شده است. اگر چه می‌توانید این تمرین را به تنهایی انجام دهید ولی توصیه می‌شود به همراه یک نفر دیگر باشد؛ کسی که محرک‌ها را برای شما با صدای بلند بخواند و شما ایده‌ها را بنویسید؛ هر ایده‌ای، کار ناتمامی، آرزویی… حتی اگر بی‌ربط هم بود، فوراً یادداشت کنید. هرگز به این فکر نکنید که لازم است همه را انجام دهید؛ آنچه در این تمرین اهمیت دارد، تصفیه‌ی ذهن از انباشت ایده‌هاست. فوراً همه را به یادداشتتان منتقل (یا در واقع تفویض) کنید. پیشنهاد می‌دهم، نوشتن را در قسمت مشخصی از دفتر یادداشت خودتان انجام دهید. ما نامش را «مخزن ایده‌ها» می‌گذاریم. شما هر اسمی که مایل بودید برایش انتخاب کنید ولی مهم این است که در یک جای ثابت (و نه پراکنده) نوشته شوند زیرا در آینده به شما خواهم گفت که با «مخزن ایده‌ها» چه کنید.
پس ایده را با صدای بلند بخوانید (یا اگر همراهی داشتید، او برایتان بخواند)، خوب به آن فکر کنید، اگر ذهنتان نسبت به آن خالی بود، از آن بگذرید و به محرک بعدی بروید. اگر ایده‌ای داشتید، هر چه بود، بنویسید. آن قدر که ذهنتان نسبت به آن خالی شود و به محرک بعدی بروید و این رویه را ادامه دهید تا تمام شود.
دانلود تمرین محرک‌های ذهنی (به زودی آماده خواهد شد)
تنظیم زمان بندی متناوب برای تصفیه‌ی ذهن
خیلی‌ها بعد از تصفیه‌ی ذهن، اهدافشان شفاف‌تر، کارشان منظم‌تر، ارتباطاتشان بهتر و حتی خوابشان راحت‌تر می‌شود. شما چطور؟ به هر حال تصفیه‌ی ذهن را به دیده‌ی یک خانه تکانی ببینید. منزل با یکبار خانه تکانی، تا ابد تمیز نمی‌ماند. بلکه نیاز دارد تا در زمان‌های متناوب انجام شود؛ همین طور ذهن، با یکبار تصفیه تا ابد زلال نمی‌ماند، بلکه نیاز دارد تا در زمان‌های متناوب تصفیه شود. در تقویم‌تان قرار‌های متناوبی برای این ممارست تنظیم کنید. پیشنهاد می‌دهم هر ۳ ماه یکبار باشد. در خاطر داشته باشید که هر چقدر بیشتر این تمرین را انجام دهید مهارت بیشتری در اجتناب از تشویش‌های ذهنی کسب خواهید کرد. این ممارست برای بار اول زمان‌بر خواهد بود اما برای بارهای بعدی سبک‌تر و فقط انباشت‌هایی ناچیز از گوشه‌های ذهنتان را خالی خواهد کرد.
***
تا این جا راهکار اول برای رفع موانع ذهنی مدیریت زمان، یعنی تصفیه‌ی ذهن تقدیم شد. در ادامه به راهکار دوم می‌پردازیم.
راهکار دوم: پردازش کارها
در پردازش شما اول با عاقبت اندیشی در کارها، ایده‌های بی‌ارزش را حذف می‌کنید و بعد ایده‌های ارزشمند را معین می‌کنید که چگونه کی و کجا انجامشان بدهید. مقاله‌ای مفصل در این باره نوشته شده. برای مطالعه بیشتر به لینک زیر رجوع کنید:
چگونه کارها را به سرانجام برسانیم؟
جمع بندی
بر اثر روز مرّگی، گاهی ذهن شما فرسایش می‌شود که نیاز دارید، چند دقیقه‌ای را به تیز کردن ذهنتان اختصاص بدهید. قدم اول تیز کردن ذهن، شناخت موانع ذهنی مدیریت زمان است که به دو دسته‌ی «انباشت کارها» و «چندکارگی» تقسیم می‌شود.
هر کاری را که شروع می‌کنیم، ذهنمان پرونده‌ای را برای آن باز می‌کند. وقتی پرونده‌های ناتمام در ذهنمان انباشته می‌شود، موجب استرس ما می‌شود. بنابراین می‌بایست یا پرونده‌ها را تمام کرد یا به کلی حذفش کرد.
گاهی اوقات، چند کار را همزمان انجام می‌دهیم و فکر می‌کنیم که این «چندکارگی» موجب بهره‌وری است. اگر هر یک از این کارها نیازمند توجه باشد، گرفتار «تعویض کارها» می‌شویم که نوع مخرّب «چندکارگی» است. اگر «چندکارگی» با «تفویض کارها» به ابزارها یا افراد باشد، نوع مولّد «چندکارگی» است که خود هنری در مدیریت زمان است، به شرطی که کاهنده‌ی تمرکز نباشد.
پاورقی
[1] معادل عبارت «Multitasking» می‌باشد. البته به «چند وظیفگی» هم ترجمه و رایج شده است.
[2] اگر الفبای فارسی را یادتان رفته و با الفبای انگلیسی راحتترید از A، B، C… استفاده کنید.
[3] نام‌ها و اماکن برای حفظ احترام افراد تغییر داده شده است.
[4] لازم به ذکر است که موانع و راهکارها به فقط این دو راهکار محصور نیست. قابلیت طرح موانع و راهکارهای بیشتری برای اصل ذهنی وجود دارد ولی در این نوشتار به ذکر این دو مورد مهم اکتفا می‌شود تا مطالب حجیم نشود.
