بعضی‌ها فقط ایده‌هایشان را می‌نویسند و بعد تمام! فقط ایده‌هایشان را در برگه‌ها انباشت می‌کنند. بعضی دیگر ایده‌هایشان را می‌نویسند و برایش برنامه می‌ریزند، اما در مرحلهٔ عمل چنان موفق نیستند. عدّهٔ کمی هم هستند که ایده‌هایشان را می‌نویسند و برایش برنامه می‌ریزند و در مرحلهٔ عمل موفق می‌شوند. هنر در به سرانجام رساندن کارهاست. ما در حکمت اسلامی در حیطهٔ عقل نظری، دیدگاه‌های قدرتمندی داریم ولی در حیطهٔ عقل عملی نیاز به کار داریم. این مقاله تلاشی است کوچک برای تقویت عقل عملی در «مدیریت زمان» است.
چگونه کارها را به سرانجام برسانیم؟ با پردازش کارها. پردازش شامل دو مرحله است که در ادامه بیان می‌شود.
مرحله اول: پردازش با تدبیر امور
محمود شغلش نویسندگی است. بعد از مطالعه، ایده‌هایی به ذهنش می‌رسد. فوراً در «یادداشت» ثبت می‌کند تا ذهنش را خالی نگه دارد:
- بازدید از نمایشگاه کتاب
- تحقیق در رشتهٔ مدیریت صنعتی
- یادگیری طراحی با فتوشاپ
- استخر با دوستان
- نوشتن گزارش کار
شاید یادداشت در «مخزن ایده‌ها» حسّ راحتی بیاورد ولی ما ایده‌ها را نمی‌نویسیم تا فقط ذهنمان را خالی کنیم؛ بلکه می‌خواهیم به یک سرانجامی برسد. بایستی تک تک ایده‌ها را تدبیر کرد. محمود برای ایدهٔ اولش این سؤالات را مطرح می‌کند:
- چرا باید از نمایشگاه بازدید کنم؟ چون حضور در رویدادهای فرهنگی به من حسّ کتابخوانی می‌دهد.
- چرا؟ چون انگیزه‌ام برای مطالعهٔ کتاب بیشتر خواهد شد.
- چرا؟ چون کار من نویسندگی است. کتاب منبع کار من است.
- چرا؟ چون با نوشتن کتاب به آدم‌ها کمک می‌کنم تا زندگی بهتری داشته باشند.
- چرا؟ چون رسالت زندگی من همین است.
وی از تکنیک ۵ چرا استفاده کرده است که بینش عمیقی نسبت به کارها می‌دهد. سپس با خود می‌پرسد:
- اگر از نمایشگاه بازدید کنم عاقبت چه می‌شود؟ می‌خواهم ببینم انتشارات مدّ نظرم چه کتاب‌های جدیدی چاپ کرده‌اند و اگر برای کتاب‌های تألیفی خودم مفید باشند، حتماً می‌خرم و برای خواندنشان برنامه ریزی می‌کنم.
برای ایدهٔ دومش:
- چرا باید درباره مدیریت صنعتی تحقیق کنم؟ چون به این رشته علاقه‌مند شدم.
- چرا؟ چون برای من جذاب شده.
- چرا؟ چون دوستم مصطفی در این رشته تحصیل کرده است و آدم موفقی شده. کنجکاوم چه مطالبی را می‌خوانند.
معمولاً برای ایده‌های پیش پا افتاده تا چرای سوم کافی است. اگر چه تا پنجمین چرا برسانید، بینش عمیقی به شما می‌دهد. وی تتمهٔ این ایده را با این سؤال ختم می‌کند:
- اگر درباره مدیریت صنعتی تحقیق کنم، عاقبت چه خواهد شد؟ چیز خاصی نخواهد شد. فقط برای حسّ کنجکاوی!
وی متوجه می‌شود این ایده هیچ ارتباطی با اهداف زندگیش ندارد و بنا ندارد در این رشته تحصیل کند. فقط ساعاتی از عمرش را بی‌حاصل برای این کار تلف خواهد کرد و همین تلف‌های زمانی وقتی جمع شود، هزینه‌های پنهانی را به زندگی تحمیل می‌کند و ما از آن‌ها بی‌خبریم. او فوراً این ایده را خط می‌زند و می‌نویسد: «همین که با مصطفی استخر رفتیم، از خودش می‌پرسم.»
این روشی عقلانی برای پردازش کارهاست که بینشی عمیق نسبت به عاقبت امور می‌دهد و عقلانیت در مدیریت زمان یک ضرورت است و الا سعادتی حاصل نمی‌شود و ما در مقالهٔ «عقل معاش، عقل معاد در مدیریت زمان» راجع به این ضرورت سخن گفته‌ایم. این عقلانیت عاقبت اندیش در حکمت اسلامی، در ضمن «عقل معاد» تعریف می‌شود که ساده‌ترینش تأمل در چرایی و عواقب کارها و پیش‌رفته‌ترینش تأمل در حساب روز رستاخیز است که واجدان این عقلانیت، مسؤولیت پذیری بیشتری در تصمیم‌ها و رفتارهایشان دارند تا به نسبت کسانی که فاقد این عقلانیت و غافل از روز رستاخیزند و ممکن است مرتکب هر کاری بشوند.
عمر دوبار تکرار نمی‌شود. بی‌تعارف، موارد بی‌ارزش را حذف کنید و با یک نگاه بلند مدّت برنامه ریزی کنید اما مراقب باشید که زیاده روی در این سؤالات، بدون ملاحظهٔ «عقل معاش» خوب نیست. به ادامهٔ تمثیل دقت کنید:
محمود در ادامهٔ پردازش کارها این سؤالات را مطرح می‌کند:
- آیا بازدید از نمایشگاه کتاب ارزشی به معیشتم می‌افزاید؟ بله. خرید و مطالعهٔ کتاب‌های بیشتر بر کیفیت وبلاگ نویسی، در نتیجه آمار بازدید از سایتم و فروش تألیفاتم بیشتر می‌شود.
- آیا این کار با دیگر اهداف معیشتی من مرتبط است؟ بله.
- آیا این کار الآن برای من اولویت دارد؟ بله.
سپس به ایدهٔ بعدی منتقل می‌شود:
- آیا یادگیری طراحی فتوشاپ ارزشی به معیشتم می‌افزاید؟ بله. باعث می‌شود برای نوشته‌هایم طراحی‌های باکیفیت‌تری داشته باشم.
- آیا این کار با دیگر اهداف معیشتی من مرتبط است؟ بله. با نویسندگی کاملاً مرتبط است.
- آیا این کار الآن برای من اولویت دارد؟ خیر! الآن کارهایی دارم که باید تمام کنم.
در نتیجه این ایده به مرحلهٔ دوم پردازش نمی‌رود و در همین «مخزن ایده‌ها» می‌ماند تا روزی که وقت برای این کار خالی شود.
تمامی پرسش‌های فوق اصطلاحاً «تدبیر» نام دارد. تدبیر(بر وزن تفعیل)، لفظی عربی از ریشهٔ «دب‌ر»، به معنای «انتهای چیزی» است بنابراین، «تدبیر» یعنی نظر به انتها و عواقب امور که «خود شناسی» و «زمانه شناسی» بر کیفیت آن اثر دارد؛ یعنی این که خودت و نیازهایت را و بعد زمانه و مقتضیاتش را خوب بشناسی. بدون این شناخت‌ها، موفقیتی با دوام نخواهد ماند. علاوه بر این‌ها «تدبیر» یک مهارت عقلانی است که شامل «عقل معاش» و «عقل معاد» است. فقدان هر یک از این دو، موفقیت در «مدیریت زمان» را مختل می‌کند.
و این نکته را هم باید افزود: کسانی که الآن محمود را قضاوت کرده‌اند که برای پول درآوردن کتاب می‌نویسد، سخت در اشتباهند. در حکمت اسلامی می‌بایست تعادلی بین «عقل معاد» و «عقل معاش» ایجاد کرد زیرا ما نه مثل یهود، دنیاگرای محضیم و نه مثل مسیحیان، دنیا گریز! ما امت وسطیم[1] که روشمان تعادل بین «معاش دنیوی» و «معاد اخروی» است. برای مطالعهٔ بیشتر به این مقاله رجوع کنید:
«عقل معاش، عقل معاد در مدیریت زمان»
مرحلهٔ دوم: پردازش با تعیین امور
در مرحلهٔ پیشین، ارزشمند‌ترین ایده‌ها (به روشی عقلانی) تصفیه شده و الآن وقتش رسیده تا ایده‌ها، کارها، وظایف در یادداشت انباشته نشوند. در این قسمت روشی ساده برای به سرانجام رساندن کارها تقدیم می‌شود و آن «تعیین امور» است. لفظ «تعیین» از این جهت وضع شده که از لفظ «عین» یعنی به عینه آوردن (کارها) مشتق شده است با طرح این سه سؤال همراه است:
- چگونه این کار را انجام دهم؟ (کیفیت کار)
- کی این کار را انجام دهم؟ (زمان کار)
- کجا این کار را انجام دهم؟ (مکان کار)
برای هر ایده‌ای حتماً این سه سؤال را مطرح کنید و پاسخ دهید. به این مثال توجه کنید:
محمود ایده‌هایش را بازنویسی می‌کند:
- بازدید از نمایشگاه کتاب
- استخر با دوستان (صحبت با مصطفی راجع به رشته‌اش)
- نوشتن گزارش کار
- یادگیری طراحی با فتوشاپ (بعداً)
برای نمایشگاه کتاب:
- چگونه از نمایشگاه بازدید کنم؟ با مترو بروم بهتر است.
- کی از نمایشگاه بازدید کنم؟ به جای جمعه، شنبه صبح خلوت‌تر است. بهتر می‌توانم از غرفه‌ها بازدید کنم.
- کجا؟ خوب معلوم است دیگر. نمایشگاه کتاب!
این ایده معین شد که چگونه، کی و کجا انجام شود. بایستی فوراً از «مخزن ایده‌ها» به تقویم منتقل شود.
استخر از فیلتر مرحلهٔ تدبیر عبور کرد زیرا تفریح و نشاط برای تعادل زندگی لازم است. الآن تعیین می‌شود که:
- چگونه استخر بروم؟ اول باید با دوستان هماهنگ کنم.
- کی باید هماهنگ کنم؟ امروز با آن‌ها تماس می‌گیرم. بعد از ساعت ۱۶
- کجا؟ محل کار نباشد بهتر است. ساعت ۱۶ که از محل کار خارج شدم، با آن‌ها تماس می‌گیرم.
کار جدیدی در تقویم تعریف می‌شود: «تماس با دوستان». بعد از هماهنگی با دوستان نیز زمان و مکان استخر هم معین می‌شود.
به همین سادگی می‌توان با «تعیین امور» کارها را به سرانجام رساند. بنابراین پردازش کارها شامل دو مرحله شد:
- تدبیر امور: یعنی نظر به عواقب کارها و حذف موارد بی‌ارزش؛
- تعیین امور: یعنی معین می‌کنیم که کارها چگونه، کی و کجا انجام شوند.
سؤال: بعضی ایده‌ها هستند که تکلیفشان روشن نیست. یعنی بی‌ارزش نیستند ولی آنچنان هم ارزشمند نیستند. آیا این‌ها را باید حذف کنیم؟
جواب: خیر! مخزن ایده‌ها فقط برای نگه‌داری ایده‌های نامعین است. ایده‌هایی که به نظرمان می‌رسد شاید روزی به درد ما بخورد. ولی ایده‌های بسیار ارزشمند باید هر چه سریع‌تر تعیین شوند که «چگونه»، «کی» و «کجا» انجام می‌شوند.
سؤال: چه می‌شود اگر فقط کارها را تعیین کنیم؟ چه لزومی به تدبیر هست؟
جواب: آن‌گاه مثل کسی می‌شویم که بدون نگاه به انتهای مسیر، با کله به جلو می‌رود و آخرش با مغز به دیوار می‌خورد و این نتیجهٔ بی‌عقلی است.
چگونه کارها را به سرانجام برسانیم؟ (جمع بندی)
در این مقاله در پاسخ به سؤال: «چگونه کارها را به سرانجام برسانیم؟»، به جنبه‌ای از عقل عملی در «مدیریت زمان» پرداخته شد. هنر به نوشتن و گفتن محض نیست. هنر در به سرانجام رساندن کارهاست. با پردازش ساده می‌توان کارها را به سرانجام رساند.
ابتدا می‌بایست با عقلانیت عاقبت اندیش (یعنی عقل معاد)، امور را تدبیر کرد، یعنی با ملاحظهٔ عواقب کارها، در آن‌ها تأمل کرد که طبیعتاً در این مرحله، امور بی‌ارزش تصفیه می‌شوند و به امور ارزشمند اولویت داده می‌شود.
بعد معین می‌کنیم که کارها «چگونه»، «کی» و «کجا» انجام می‌شوند.
[1] وَ كَذلِكَ جَعَلْناكُمْ أُمَّةً وَسَطاً لِتَكُونُوا شُهَداءَ عَلَى النَّاسِ وَ يَكُونَ الرَّسُولُ عَلَيْكُمْ شَهيداً (البقرة/۱۴۳) [ترجمه:] همانگونه (كه به شما قبله مستقل دادیم) شما را نيز، امت وسط (یعنی استوار و برتر) قرار داديم (در حد اعتدال، ميان افراط و تفريط؛) تا بر مردم گواه باشيد؛ و پيامبر هم بر شما گواه است.
